Was gilt seit dem 1. Januar 2025 — und was bleibt Übergangslösung?

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Durch das Wachstumschancengesetz wurde § 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 UStG neu gefasst: Bei Umsätzen zwischen im Inland ansässigen Unternehmern ist die Rechnung grundsätzlich als elektronische Rechnung (E-Rechnung) auszustellen. Diese muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht — also maschinell verarbeitbar ist. In Deutschland erfüllen XRechnung (rein strukturiertes XML-Format) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (hybrides Format aus XML und PDF, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL) diese Anforderung.

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Für die Empfangspflicht gilt keine Übergangsregelung: Jeder inländische Unternehmer musste ab dem 1. Januar 2025 technisch in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen. Das BMF stellt in UStAE Abschnitt 14.1 Abs. 5 (eingefügt durch BMF-Schreiben vom 15.10.2025, GZ: III C 2 - S 7287-a/00019/007/243) klar: Wer technisch nicht empfangsfähig ist oder die Annahme verweigert, hat keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung — der Rechnungsaussteller gilt bereits mit dem Versuch einer ordnungsgemäßen Übermittlung (nachweisbar z.B. per Sendeprotokoll) als pflichterfüllend.

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Für die Sendepflicht sieht § 27 Abs. 38 UStG gestaffelte Übergangsregelungen vor:

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• Bis 31. Dezember 2026 (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG): Alle Unternehmer dürfen noch auf Papier oder — mit Zustimmung des Empfängers — als nicht-normkonformes elektronisches Format (z.B. einfaches PDF) abrechnen.

• Bis 31. Dezember 2027 (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG): Unternehmer, deren Gesamtumsatz im Vorjahr (d.h. im Kalenderjahr 2026) nicht mehr als 800.000 Euro betrug, dürfen weiterhin Papierrechnungen oder — mit Zustimmung des Empfängers — sonstige elektronische Rechnungen, z. B. PDF-Rechnungen, verwenden.

• Ab 1. Januar 2027: Alle übrigen Unternehmer (Vorjahresumsatz 2026 > 800.000 Euro) müssen E-Rechnungen ausstellen, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.

• Ab 1. Januar 2028: Grundsätzlich verpflichtende Ausstellung von E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.

 

Wichtig: Maßgeblich für die 800.000-Euro-Schwelle ist der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 UStG des vorangegangenen Kalenderjahres — nicht etwa nur der B2B-Umsatz oder der Nettoumsatz. Wer 2025 knapp unter der Schwelle lag, 2026 aber durch Wachstum darüber liegt, wird bereits zum 1. Januar 2027 sendepflichtig. Diese Umsatzentwicklung sollte jetzt aktiv beobachtet werden.

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Was das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 für Sie konkret bedeutet

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Das BMF-Schreiben (GZ: III C 2 - S 7287-a/00019/007/243, BStBl I 2025) bringt gegenüber dem Erstschreiben vom 15. Oktober 2024 erhebliche Präzisierungen, die für die Praxis unmittelbar relevant sind:

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1. Formatfehler sind keine Kleinigkeit mehr — Vorsteuerabzug gefährdet

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Das BMF unterscheidet in Rn. 6a/6b des Schreibens (i.V.m. UStAE Abschnitt 14.1 Abs. 11) zwischen drei Fehlerarten:

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• Formatfehler: Die Datei erfüllt nicht die Syntaxvorgaben der EN 16931 oder lässt keine vollständige Extraktion der Rechnungspflichtangaben zu. Konsequenz: Die Datei gilt umsatzsteuerrechtlich nicht als E-Rechnung, sondern nur als „sonstige Rechnung". Nach Ablauf der Übergangsregelungen berechtigt eine solche Rechnung grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug, wenn eigentlich eine E-Rechnung geschuldet war (UStAE Abschnitt 15.2a Abs. 1, neu gefasst).

• Geschäftsregelfehler: Die Datei ist syntaktisch korrekt, verletzt aber logische Prüfregeln (z.B. fehlende Pflichtfelder oder rechnerisch inkorrekte Steuerbeträge). Umsatzsteuerlich unbeachtlich ist beispielsweise das Fehlen des Feldes „BT-10 Buyer reference" — wohl aber beachtlich sind Fehler in den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG.

• Inhaltsfehler: Trotz formal korrektem Format sind inhaltliche Angaben fehlerhaft (z.B. falscher Steuersatz). Diese gefährden den Vorsteuerabzug unabhängig vom Format.

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​Das BMF empfiehlt ausdrücklich (Rn. 35a des Schreibens, UStAE Abschnitt 14.5 Abs. 1 S. 12): Unternehmer können sich bei Beachtung kaufmännischer Sorgfaltspflichten auf das Ergebnis einer Validierungsanwendung verlassen; der Validierungsbericht sollte aufbewahrt werden.

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2. Der strukturierte Teil ist führend — nicht das PDF

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Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD gilt: Im Fall von Abweichungen zwischen XML-Datenteil und PDF-Bildteil gehen die Daten des strukturierten Teils vor (UStAE Abschnitt 14.4 Abs. 3). Der Vorsteuerabzug richtet sich ausschließlich nach dem strukturierten Teil. Wer bisher nur das PDF prüft, setzt sich einem Risiko aus.

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3. Dauerschuldverhältnisse und Dauermietverhältnisse

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Bei Miet-, Pacht- oder Wartungsverträgen reicht es aus, einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung auszustellen, sofern der zugrundeliegende Vertrag als Anhang beigefügt ist oder sich klar ergibt, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt (UStAE Abschnitt 14.1 Abs. 19). Ändern sich Rechnungspflichtangaben (z.B. bei Mieterhöhung), ist eine neue E-Rechnung auszustellen.

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4. Kleinunternehmer sind empfangspflichtig, aber nicht sendepflichtig

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Unternehmer, die unter § 19 UStG fallen, sind von der Sendepflicht ausgenommen (§ 34a UStDV). Sie müssen aber technisch empfangsfähig bleiben — auch dann, wenn ihre Lieferanten zur E-Rechnung verpflichtet sind (UStAE Abschnitt 14.1 Abs. 5 S. 2). Wer die Umsatzschwelle des § 19 UStG 2026 oder 2027 überschreitet, verliert diesen Schutz.

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Handlungsempfehlungen und wichtige Fristen

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Die unmittelbaren Handlungsprioritäten zum heutigen Datum (Mai 2026) sind:

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Bis 31. Dezember 2026 — für alle Unternehmer:

• Prüfen, ob das aktuelle Rechnungsausgangssystem (ERP, Buchführungssoftware, Steuerkanzlei-Software) E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1 erzeugen kann.

• Klären, ob die Gesamtumsatzschwelle 800.000 Euro im Jahr 2026 überschritten werden wird — davon hängt ab, ob die Sendepflicht bereits am 1. Januar 2027 oder erst am 1. Januar 2028 greift.

• Bestehende Prozesse für den Empfang, die Prüfung und Archivierung eingehender E-Rechnungen auf GoBD-Konformität überprüfen. Die GoBD wurden durch BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 (BStBl I 2025, S. 1502) aktualisiert: Eingehende XML-E-Rechnungen müssen im Original-Strukturformat aufbewahrt werden; eine zusätzliche PDF-Speicherung ist nicht mehr zwingend, sofern die XML-Datei alle steuerlich relevanten Inhalte vollständig enthält.

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Bis 1. Januar 2027 — für Unternehmer mit Vorjahresumsatz 2026 > 800.000 Euro:

• Systemumstellung abschließen: Ausgangsrechnungen müssen im normkonformen Format erzeugt werden.

• Validierungsprozess implementieren und Validierungsberichte aufbewahren.

• Bestehende Vereinbarungen zu Dauerschuldverhältnissen und EDI-Verfahren auf Handlungsbedarf überprüfen.

 

Bis 1. Januar 2028 — für alle übrigen Unternehmer:

• Vollumfängliche Sendepflicht. Keine weiteren Übergangsregelungen vorgesehen.

• Hinweis: Unternehmer, die EDI-Verfahren einsetzen, können diese bis 31. Dezember 2027 gemäß § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG mit Zustimmung des Empfängers weiter nutzen, müssen danach aber auf normkonforme E-Rechnungsformate migrieren.

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Fazit

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Die Übergangsfristen laufen: Unternehmen mit einem Gesamtumsatz über 800.000 Euro haben weniger als acht Monate, um ihre Sendeprozesse umzustellen. Für alle anderen gilt: Spätestens Ende 2027 muss die Systemumstellung abgeschlossen sein. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat die Anforderungen an Format, Inhalt und Archivierung deutlich geschärft — wer Fehler bei ausgehenden oder eingehenden E-Rechnungen nicht erkennt, riskiert die Versagung des Vorsteuerabzugs. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt für eine strukturierte Bestandsaufnahme.

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Quellen

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1. Bundesministerium der Finanzen (BMF): Schreiben vom 15. Oktober 2025, GZ: III C 2 - S 7287-a/00019/007/243 — Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025; Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. 

2. Bundesministerium der Finanzen (BMF): Schreiben vom 14. Juli 2025 — Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), BStBl I 2025, S. 1502.

3. Bundesministerium der Finanzen (BMF): Schreiben vom 15. Oktober 2024, BStBl I S. 1320 — Erstschreiben zur obligatorischen E-Rechnung (weiterhin anwendbar für Grundfragen; durch Schreiben vom 15.10.2025 partiell geändert/ergänzt).